home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Softdisk G-S 93 / SGDS 93.2mg / SDGS.93 / SDA93 / A / MULTI.LABELS.AW (.txt) < prev    next >
Encoding:
AppleWorks Document  |  1989-05-22  |  5.6 KB  |  106 lines  |  [1A] AppleWorks Word Processing (0x0000)
  1. O=====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|===
  2. MultiLabels 
  3. by Jay Wilbur
  4. 8Learn what it takes to print labels in sheets of two or !
  5. three across using Appleworks. 
  6. =So you have an Appleworks database full of names, addresses, ?
  7. =phone numbers, and other meaningful information and you want 9
  8. 7to produce labels in sheets of two or three (2x or 3x) =
  9. ;across. Sounds easy enough, but in reality the EASIEST way >
  10. <to do this is to purchase DB Master (Version 5 or Pro) from =
  11. ;Stone Edge Technologies, Inc. or TimeOut ReportWriter from <
  12. :Beagle Brothers. Before we start encouraging you to spend :
  13. 8more money, let's see how difficult this is to do with  
  14. AppleWorks.
  15. AND AWAY WE GO
  16. :In order to produce multiple labels across a single sheet /
  17. using AppleWorks you must follow these steps:
  18. ;1. Load your existing database, press Open Apple(OA)-P and 9
  19. 7create a New _Tables" format report that contains just :
  20. 8the information you would like on the label. Delete all 6
  21. 4the other fields that are of no use to you for this :
  22. 8application and be sure to delete all extra lines below 
  23. the last field used.
  24. ;In essence, you'll be making the number of fields equal to ?
  25. =the number of lines to be printed. If you want the labels to =
  26. ;be sorted in any particular way, now is the time to do it. ;
  27. 9You will not be able to sort the file that will actually 
  28. print the labels.
  29. :2. Print this report to an ASCII file on disk. Be sure to 5
  30. 3remember the file's name and where you place it -- +
  31. you're going to need it in the next step.
  32. ;3. Press OA-Q, then ESC: this is the quick way to the main :
  33. 8menu from any place within Appleworks, except for a few 6
  34. 4TimeOut Applications. Now start a new database file 8
  35. 6from an ASCII TEXT file. When asked for the number of 7
  36. 5categories, enter the number of fields in the report :
  37. 8saved in Step 2, times the number of labels across. For 9
  38. 7example, if in Step 2 you saved an ASCII file with six :
  39. 8fields and you want 3x labels, you need to enter 18 for 7
  40. 5the number of categories. For 2x labels, you need to 
  41. enter 12 categories.
  42. :     Appleworks will request the filename of the file you 4
  43. 2wish to use to make the database. As you may have 9
  44. 7guessed, you enter the name of the file you created in #
  45. Step 2 (full path and filename). 
  46. :4. After the ASCII file loads, you will be presented with 7
  47. 5the standard un-zoomed database view with each field :
  48. 8labeled CATEGORY 1, CATEGORY 2,...,CATEGORY N. In order 9
  49. 7to make things easier press OA-N and rename the fields %
  50. to something a bit more meaningful.
  51. :     Although it isn't necessary, renaming them will help 7
  52. 5make sense when you go to the record layout section. 8
  53. 6For this example, let's rename the fields to F.NAME1, 3
  54. 1L.NAME1, ADDRESS1, CITY1, STATE1, ZIP1, F.NAME2, 
  55. L.NAME.2, and so on.
  56. ;5. Press OA-P and select Create a New _Labels" Format. Use 4
  57. 2the standard OA-arrow, OA-J commands to align and :
  58. 8justify the fields into a two or three label format. Be :
  59. 8sure to leave enough blank lines below the last printed 6
  60. 4line so that Appleworks indicates _Each Record will 8
  61. 6Print 6 Lines". Press OA-O, then _PH" to suppress the 6
  62. 4printing of page headers. If your printer is loaded :
  63. 8with label sheets press OA-P to start printing.  If not '
  64. start loading -- we are almost there!
  65. 9     Use this first printout to make sure the fields are 4
  66. 2lined up with the labels. If not, go back to your /
  67. -report format and make the necessary spacing 
  68. corrections.
  69. =6. Press OA-P, sit back, and watch Appleworks print out your !
  70. labels just as you wanted them.
  71. EXAMPLES THAT WORK
  72. :Please have a look at MULTI.LABL (the original database), >
  73. <MULTI.LABL.TEMP (the ASCII text file), MULTI.LABL.PRT, (the >
  74. <database that prints the 2x labels) and MULTI.LABL.AW (this 5
  75. file in AW format) in this subdirectory (/SDA93/A).
  76. =Experiment with these files -- the easiest way to learn this :
  77. 8type of operation is to do it a few times. This file is :
  78. 8provided for reference from within AppleWorks while you &
  79. construct your MultiLabels database.
  80. ALTERNATIVES TO THE MADNESS
  81. 8As mentioned above, two of the best alternatives are DB :
  82. 8Master (Version 5 - $179.00 or Pro $295.00) and TimeOut 6
  83. 4ReportWriter ($79.95). TO ReportWriter works within 8
  84. 6Appleworks and can give you the tools of a relational ?
  85. =database with just a few keypresses. DB Master, on the other ;
  86. 9hand, is a full featured relational database application ?
  87. =whose only rivals are in the IBM and Mac world. In fact most <
  88. :of its rivals, on any computer, fall short of DB Master's 
  89. capabilities.
  90. :While DB Master is an Apple II Database user's dream come ;
  91. 9true, ReportWriter could be just the tool the frustrated :
  92. 8AppleWorks user is looking for. If you feel the pain of ?
  93. =Appleworks' limits more than once a day, do yourself a favor %
  94. and look into these fine products. 
  95. ;Give the good folks at Stone Edge Tech. (DB Master) a call =
  96. ;at 215-641-1825 or contact the Brothers at Beagle (TimeOut >
  97. <ReportWriter) at 619-452-5500 for more information. Be sure !
  98. to tell them Softdisk sent you.
  99. End of MultiLabels text
  100. MultiLabels by Jay Wilbur
  101. Copyright (c) 1989 Softdisk
  102. All Rights Reserved
  103. Published on Softdisk #93
  104. Subscriptions: 1-800-831-2694"
  105. Changing this notice is illegal.
  106.